Open WebUI 团队使用教程：用户审核、权限组、自定义 AI 助手、提示词库、共享知识库与备份
装好 Open WebUI 和 Ollama 之后，多数团队只是把它当作私有版 ChatGPT 来用：每个人打开对话框直接提问。如果按团队需求做好配置，它能发挥的作用会大得多：审核账号、按部门划分权限组、为客服回复、翻译和商品文案等重复性工作打造现成的 AI 助手、共享提示词库和公司文档，并做好备份。本文逐项介绍这些设置。菜单名称以近期的 Open WebUI 版本为准，不同版本之间偶尔会有调整。
步骤 1：控制谁可以注册
第一个注册的账号会自动成为管理员。之后在 Admin Panel > Settings > General（管理员面板 > 设置 > 通用）中进行以下设置：
- 把新用户的默认角色设为 pending（待激活），这样新注册的用户在管理员审核通过之前无法使用对话功能。
- 只在同事集中注册期间开启新用户注册，注册完成后立即关闭。也可以由管理员在 Admin Panel > Users（管理员面板 > 用户）中直接创建账号。
- 管理员数量越少越好，其他人一律分配 user（用户）角色。
步骤 2：按部门划分权限组
在 Admin Panel > Users > Groups（管理员面板 > 用户 > 权限组）中创建客服、市场、开发等权限组并添加成员。权限组有两个用途：一是决定各团队能看到哪些助手和知识库，二是授予上传文件、在工作空间中创建自己的助手和提示词等权限。常见做法是让各组负责人可以编辑工作空间，其他人只开放对话权限。
步骤 3：决定用户能看到哪些模型
在 Admin Panel > Settings > Models（管理员面板 > 设置 > 模型）中，隐藏不应出现在对话菜单里的模型，例如嵌入模型或仍在测试的模型，并设置一个合适的默认模型。这样员工只需从一份精简的专用助手列表中选择，而不必面对一串原始模型名称。
步骤 4：打造现成的 AI 助手
助手就是保存下来的“基础模型 + 系统提示词 + 参数设置 + 可选知识库”组合。在 Workspace > Models（工作空间 > 模型）中创建，为每个助手起一个清晰的名称并写好描述，然后共享给需要它的权限组。以下几个示例效果不错：
Name: Customer Reply Writer Base model: qwen2.5:7b
System prompt:
You help support staff answer customer messages for ACME Hosting.
Write a polite, concise reply in the customer's language.
Use only facts given by the staff member or the attached knowledge.
If information is missing, list what to ask the customer instead of guessing.
Name: Listing Translator Base model: qwen2.5:7b
System prompt:
Translate e-commerce product text into the language the user requests.
Keep brand names, model numbers, units and HTML tags unchanged.
Use natural marketplace wording, not word-for-word translation.
Return only the translated text.
Name: Ticket Summariser Base model: qwen2.5:7b
System prompt:
Summarise the conversation pasted by the user in 5 bullet points:
problem, what was tried, current status, next step, customer mood.对于必须严格依据事实回答的助手，可以在高级参数中调低温度（例如 0.3）。共享之前，请用真实案例逐一测试每个助手。
步骤 5：共享公司知识库
在 Workspace > Knowledge（工作空间 > 知识库）中创建“产品 FAQ”“客服流程”等知识库并上传文档。把知识库关联到某个助手后，与该助手的每次对话都能引用这些文档；也可以在对话中输入 #，为单个问题临时选择某个知识库或网页。请保持知识库内容最新：价格或流程变更时，及时删除过期文件。如果需要更严格的文档问答方案，请参阅使用 AnythingLLM 搭建私有 RAG 知识库问答机器人。
步骤 6：建立提示词库
在 Workspace > Prompts（工作空间 > 提示词）中，把团队反复输入的指令保存下来，并为每条指令设置一个简短的命令。在任意对话中输入 / 即可列出这些提示词。例如：
Command: /seo-title
Content:
Write 5 product titles for the product below. Each title must be under
120 characters, put the main keyword first and make no exaggerated claims.
Command: /polite
Content:
Rewrite the text below so it sounds friendly and professional.
Keep the meaning and all facts unchanged.步骤 7：员工日常使用技巧
- 输入
@可以把下一条回答交给另一个助手，无需离开当前对话。 - 输入
#可以引用知识库或网址，输入/可以插入已保存的提示词。 - 在对话中上传文件，即可只针对该文档提问。
- 在对话顶部同时选择两个模型，可以并排对比它们的回答。
- 不希望保存到历史记录中的内容，请使用临时对话。
步骤 8：备份与升级
所有用户、对话、助手、提示词和上传的文件都保存在名为 open-webui 的 Docker 卷中。每次升级前都要先备份：
# Back up the whole Open WebUI data volume
mkdir -p /root/backup
docker run --rm -v open-webui:/data -v /root/backup:/backup alpine \
tar czf /backup/open-webui-$(date +%F).tar.gz -C /data .
# Update to the latest version (the data stays in the volume)
docker pull ghcr.io/open-webui/open-webui:main
docker stop open-webui && docker rm open-webui
# then start it again with the same "docker run" command you used to install it常见问题
最多能支持多少人同时使用？
Open WebUI 本身非常轻量，瓶颈在于模型生成文本的速度。在 CPU 服务器上，回答基本是一个接一个依次生成的，高峰期就需要排队等待。可以用较小的模型处理简单任务，让最常用的模型常驻内存，或者按照下一个问题的方法接入云端模型来分担高负载。
能否在本地模型之外再接入云端模型？
可以。在 Admin Panel > Settings > Connections（管理员面板 > 设置 > 外部连接）中填写 API 地址和密钥，即可添加任意兼容 OpenAI 的 API。请仅在服务商支持的地区、按其服务条款使用，并注意发送给这些模型的提示词会离开你的服务器。
同事忘记密码怎么办？
管理员可以在 Admin Panel > Users（管理员面板 > 用户）中编辑该用户并设置新密码。
如果按以上步骤操作后问题仍未解决，请提交工单联系 IMIDC 7×24 技术支持，并附上服务器 IP、Open WebUI 版本、docker logs open-webui 的输出和完整报错信息，方便工程师快速定位。